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    無錫沃爾得外貿(mào)英語培訓(xùn)

    授課機(jī)構(gòu):無錫沃爾得國(guó)際英語

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    關(guān)鍵詞:無錫沃爾得外語培訓(xùn)有限公司 無錫英語培訓(xùn)學(xué)校 無錫外貿(mào)英語培訓(xùn)班

    無錫外貿(mào)英語培訓(xùn)
    無錫外貿(mào)英語培訓(xùn)告訴你外貿(mào)英語郵件的寫作技巧:
    當(dāng)我們談到外貿(mào)英語郵件的寫作技巧的時(shí)候,我們一定要牢記我們的寫作原則。下面我們首先從文章組織結(jié)構(gòu)上淺談一下外貿(mào)英語郵件寫作技巧。這里我們推薦的是著名的3W文章組織結(jié)構(gòu)即:Why do you write the letter?(第一部分);What’s the detailed reason?(第二部分);What do you expect your reader to do?(第三部分)。
    第一部分(Why do you write the letter?):在郵件的一開頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴客戶你寫這封郵件的目的。例如:I am writing in response to a phone call I received from your company this morning 或者 Will you please send me information about your dress style no.,I am replying to your letter of April15 .這樣的開頭直接提出要求和詢問,可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時(shí)候可以把注意力集中在問題的重點(diǎn)上.第二部分(What’s the detailed reason?),在這個(gè)部分里你要把事情或者愿意的詳細(xì)情況告訴對(duì)方,此部分務(wù)必做到有條理。最好能有1,2,3,這樣的格式出現(xiàn)。例如:1,F(xiàn)or the price , we have to say that is most competitive we can offer , considering our excellent quality . 2, For the payment , our usual way is T/T, 30%deposit 70%balance .3,As to the lead time , usually it is around 30 days for 3,000 pieces . 這樣一條一條的說,既思路清晰又方便客戶回復(fù),因?yàn)橛薪?jīng)驗(yàn)的客戶直接就會(huì)在你的1,2,3的基礎(chǔ)上改用其他顏色的字體進(jìn)行回復(fù)了。第三部分(What do you expect your reader to do?),在這一部分通常都是直接寫客氣的結(jié)束語就可以了,因?yàn)槟阒饕囊馑家呀?jīng)在第二部分表達(dá)過了,為了節(jié)省自己和客戶的時(shí)間這一部分都很短。例如:Should you have any inquiry , please kindly feel free to let us know . 或者簡(jiǎn)潔的說Please contact us if you have inquiry . 更為直接的就是郵件系統(tǒng)自設(shè)的BEST REGARDS /Have a nice day .
    很多外貿(mào)新手剛?cè)肼殘?chǎng)的時(shí)候盡管已經(jīng)通過了CET-4和CET-6,但是好像總找不到感覺一樣,寫出來的郵件要不就是過于?嗦,要不就是詞不達(dá)意,稍微好一些的雖然能表達(dá)清楚,但是在語氣上又不夠靈活。筆者認(rèn)為,一封優(yōu)秀的外貿(mào)英語郵件要注意語態(tài)、語序、時(shí)態(tài)、語氣四個(gè)方面。語態(tài)上講,英語分為主動(dòng)和被動(dòng)語態(tài),主動(dòng)語態(tài)更多的用在感情的表露而被動(dòng)語態(tài)多用于客觀事實(shí)的陳述,國(guó)外客戶更習(xí)慣用被動(dòng)語態(tài)來表達(dá)事情。語序上要注意的是必須符合英文的行文邏輯切忌出現(xiàn)CHNGLISH的表達(dá)。時(shí)態(tài)上要注意的是不要用過于復(fù)雜的時(shí)態(tài),雖然英語的時(shí)態(tài)多達(dá)16種,但是實(shí)際上人們常用的也就6中或8中。語氣是一個(gè)可大可小的問題,雖然它不會(huì)影響文字的整體意思,但是運(yùn)用的恰當(dāng)與否會(huì)使讀郵件的人感覺親切且舒服。為了幫助大家盡快提高,筆者特地總結(jié)了一些常見的錯(cuò)誤和需要注意的事項(xiàng)供大家參考。
    第一 稱呼
    1.客戶的名字千萬不要錯(cuò).老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶.,外國(guó)客戶也會(huì)將其視為尊重問題。在這里筆者溫馨提示:假如你英文不好,至少你要把客戶名字拼寫寫正確;假如你發(fā)音一般,那至少你要把客戶名字念正確、最好你能對(duì)客戶的公司背景家鄉(xiāng)資料加以熟悉,這樣的溝通會(huì)更流暢。筆者就曾經(jīng)因?yàn)樘崆把芯苛艘晃坏聡?guó)客戶資料,臨時(shí)抱佛教的學(xué)了幾句:Guten morgen , Guten tag. Ich liebe dich 等常用德語,結(jié)果商談的時(shí)候額外順利,后來才知道德意志名族有著強(qiáng)烈的民族自豪感,簡(jiǎn)單的幾句德語問候起到了很好的溝通效果。另外,客戶的頭銜都不要錯(cuò). 頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.例如:Howard E. Wyatt, Dr Howard E. Hyatt
    2.多過一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.例如:Messrs. Smith, Wyatt, and Fury.女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不要跟名字. 例子:Mses. Farb, Lionel, and Gray男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如:Dr. and Mrs. Harold Wright
    Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright
    Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn
    3.有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜。倘若不清楚對(duì)方頭銜,就用Ms.代替。
    第二:詞匯
    1.   自己置于對(duì)方的立場(chǎng)上。
    盡量站在客戶的位置去尊重、體諒、贊譽(yù)對(duì)方盡量使對(duì)方受益,使對(duì)方感到自己的重要性受到尊重,從而體現(xiàn)禮貌原則。在行文中多用第2人稱,少用第一人稱。這樣顯得更加真誠有禮貌,用第一人稱使你感到冷淡。
    例:I think that you did a good job in selling our products.
        You did a good job in selling our products in your area.
    第一句雖然合理,但是沒有完全采取對(duì)方立場(chǎng)。用“我認(rèn)為”在一定程度上剝奪了對(duì)方的榮譽(yù)感,而是我給你的一種贊許。第2句讀起來使客戶受益,充分體現(xiàn)了禮貌原則。
    2.多運(yùn)用肯定、積極的詞匯。
    肯定性的詞語強(qiáng)調(diào)積極方面,給人愉快的感覺,否定性的詞語強(qiáng)調(diào)消極的方面,給人不愉快的暗示,因此在措辭時(shí)盡量舍棄否定性的詞語而選用肯定性的詞語。
    例1.Your immediate attention would be appreciate.
    例2. Please note that our contract will be valid until August.
    在例1中,使用了appreciate積極詞匯。在例2中句子采用了valid而避免使用否定詞terminate, 因?yàn)楹笳哂惺ЧЬ。?dāng)然了,這個(gè)不能一概而論。如果生氣和否定客人有時(shí)候能起到更好的效果的話不妨試試,畢竟現(xiàn)在在工廠為王的外貿(mào)大環(huán)境里,拒絕客戶的不合理要求已經(jīng)不是什么新鮮事了。
    3.模糊性限定詞的運(yùn)用。
    模糊限定詞的功能之一就是通過程度的變化將所修飾的詞的詞義增強(qiáng)或減弱。在商務(wù)信函中,如一方發(fā)生了令人不愉快的事,貿(mào)易另一方可以運(yùn)用如 sort of, kind of等程度模糊限制語,緩和語氣。通過副詞unfortunately, hardly等來弱化否定的語氣。 
    例:It seems to me that we are giving up too much in this case.
    第三,句子
    1.   過去時(shí)態(tài)時(shí)運(yùn)用。用過去時(shí)能淡化動(dòng)作的及時(shí)性,減少潛在的面子威脅。在這個(gè)例子中,用了助動(dòng)詞did更加禮貌,因?yàn)閐id 強(qiáng)調(diào)了過去時(shí),使得請(qǐng)求聽起來更加的遙遠(yuǎn)。例如:I did wonder whether you could lower the price.
    2.   .虛擬語氣的運(yùn)用。       
    在對(duì)外貿(mào)易中,外貿(mào)業(yè)務(wù)員常用動(dòng)詞的虛擬式提出建議或請(qǐng)求,使語氣委婉含蓄,這樣更有利于在平等信任的基礎(chǔ)上達(dá)成貿(mào)易協(xié)議。
    例:We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.
    通過上面例子的分析,我們可以看出,在提出請(qǐng)求的時(shí)候,使用了虛擬語氣,可以避免咄咄逼人,更有利于雙方在融洽的氣氛中建立貿(mào)易關(guān)系。 
    3.   .進(jìn)行時(shí)態(tài)的運(yùn)用。
    I was wondering whether you could lower the price.
    在本例中,運(yùn)用了進(jìn)行時(shí),使請(qǐng)求聽起來好像聽話人的一時(shí)想法,沒有經(jīng)過周密的考慮,減輕了請(qǐng)求或建議對(duì)面子的潛在威脅。
    4.   被動(dòng)語態(tài)的運(yùn)用      
    在商務(wù)信函中,用被動(dòng)句則說明我們這么做是不得已而為之,提醒對(duì)方遵守達(dá)成的協(xié)議。
    例:You deliver the goods in error.
        The goods were delivered in error.
            英語的被動(dòng)句強(qiáng)調(diào)的是動(dòng)作的承受者,在商務(wù)信函上,使用被動(dòng)語態(tài)是防止責(zé)備口氣的一個(gè)最好的辦法。 分析例句發(fā)現(xiàn),第一句人做主語,說話有責(zé)備的口氣。第二句話將主語換成物,重點(diǎn)從發(fā)出動(dòng)作的人轉(zhuǎn)移到接受動(dòng)作的對(duì)象上去了,這樣對(duì)方也就擺脫了尷尬的境地。
    5. 運(yùn)用疑問句
            疑問句在交際中可以用來間接地表達(dá)言語行為,使得威脅面子的行為隱藏在提問中,這樣使對(duì)方有一種受尊重感。
    例:Can you send us a copy of your latest catalogue?
    6.復(fù)合句的運(yùn)用
            復(fù)合句的使用能夠避免居高自傲,體現(xiàn)雙方的平等地位,如我們常用“I wish… ”,“I hope… ”,等句型來提出要求或表達(dá)意愿,語氣委婉,觀點(diǎn)鮮明,暗示了如果你不愿意的話,那也沒關(guān)系的。
    例1:We should be most grateful if you could dispatch the goods as soon as possible.
            通過使用if從句帶來了很好的禮貌效果,比直接要求對(duì)方效果要好很多。使用I am afraid, I am sorry等構(gòu)成復(fù)合句在拒絕對(duì)方的請(qǐng)求時(shí)緩和語氣,在給對(duì)方提要求時(shí)表達(dá)對(duì)對(duì)方的信任。
            例2:I am sorry we can’t advance the time of shipment.
    通過使用復(fù)合句的形式,將語氣生硬的口氣轉(zhuǎn)變成使對(duì)方感受到面子受到尊重。
    7.肯定句的運(yùn)用
            在商務(wù)英語信函方面,對(duì)對(duì)方的尊重還體現(xiàn)在對(duì)對(duì)方的態(tài)度的積極性,就是強(qiáng)調(diào)事情的正面。
    第四,語句格式
    1.樣和句子長(zhǎng)度不要太單調(diào). 千篇一律的subject-verb-object會(huì)悶死人的.有時(shí)短句跟著長(zhǎng)句可以化解一下,但是原則還是簡(jiǎn)約而不簡(jiǎn)單。
    2.弱軟的詞(e.g. was, were, is, are...)可以加強(qiáng)一點(diǎn). 例如:The products are highly effective in ... 改為: The products product excel in 就有力很多了.
    3.親切,口語化是比較受歡迎! 用賓詞和主動(dòng)的詞,讓人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明顯地,我們會(huì)喜歡第2句..原因很簡(jiǎn)單就是之前我們說過的,表達(dá)意愿感情等東西時(shí)要用主動(dòng)語態(tài),簡(jiǎn)單的客觀的陳述一個(gè)事情的時(shí)候用被動(dòng)語態(tài)。
    第五,文法
    1、切忌主客不分或模糊。例如:Considering the long time relationship , the goods will be shipped soon .應(yīng)改為:Considering the long time relationship ,we will ship the goods soon .(Considerer這個(gè)動(dòng)作是We發(fā)出的而不是the goods )
    2、句子不要零碎。例如: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 應(yīng)該連在一起.He decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance
    3、結(jié)構(gòu)對(duì)稱,令人容易理解.例如:The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 應(yīng)改為: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract。
    4、單復(fù)數(shù)不要搞混。例如: An authorized person must show that they have security clearance.
    5、時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多,正規(guī)的外貿(mào)信函通篇不能用過多的時(shí)態(tài),因?yàn)樯虅?wù)信函更類似與新聞稿件而不同于小說,所以過多的時(shí)態(tài)和語氣會(huì)讓讀者覺得太?嗦而且意思表達(dá)不夠精確,當(dāng)然了,適當(dāng)?shù)臑榱思訌?qiáng)語氣更好表達(dá)自己對(duì)事情的理解、不滿時(shí)是需要用到Absolutely , of course 等詞的,所以我們要區(qū)別的對(duì)待這一點(diǎn)。
    6、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)雖然不會(huì)影響到意思的表達(dá),但是對(duì)于你本身專業(yè)性的提醒是很有幫助的。
    7、拼寫要正確有電腦拼字檢查功能后,就更加不能偷懶.,我們常常說習(xí)慣使人死亡,需要指出的是不好的習(xí)慣會(huì)使人加速滅亡。外貿(mào)行業(yè)是個(gè)十分著重細(xì)節(jié)的行業(yè),所以在諸如單詞拼寫上,假如你過分的不規(guī)范會(huì)給客戶留下不好的印象,尤其是英美國(guó)家等以英語為母語的客戶,說大一點(diǎn),這也是一個(gè)尊重問題。
    8、慎用大寫。非必要不要整個(gè)字都是大寫,通常外國(guó)客人只在發(fā)泄不滿時(shí)候才會(huì)通篇用大寫。如果要強(qiáng)調(diào)的話,用底線,斜字,粗體就可以了。
    9、回復(fù)技巧:因?yàn)橥赓Q(mào)郵件要經(jīng)常圍繞一個(gè)訂單的某個(gè)問題(質(zhì)量、色差、貨期、賠償?shù)龋┻M(jìn)行不斷的郵件往來,所以就需要在原來客戶的郵件基礎(chǔ)上進(jìn)行相關(guān)的回復(fù),筆者建議用字體顏色來加以區(qū)分。比如你可以在客人需要回復(fù)的郵件基礎(chǔ)上按照不同的1,2,3下面寫上 TONY 8 15TH : 后面的內(nèi)容用藍(lán)色字體區(qū)分出來,這樣的話客戶一定會(huì)為你的細(xì)心和專業(yè)感動(dòng)從而對(duì)你信任有加。
    第六,文體
    1.可讀性.對(duì)象是大學(xué)程度的話,用高中的英文就行,不要以為人人都是語言大師.多用短句(15-20字吧), 技術(shù)性的字,就更加要簡(jiǎn)單易明.
    2.注意段落的開頭.一般來說,重要或強(qiáng)調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 兩者強(qiáng)調(diào)的事情就有分別了
    3.輕重有分. 同等重要的用and來連接,較輕放在次要的句子里.
    4.意思轉(zhuǎn)接詞要留神. 例如: but (相反), therefore (結(jié)論), also (增添), for example (闡明). 分不清furthermore和moreover就不要用啦.
    5.句子開頭不要含糊不清的主詞. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀?開頭少用this, that, it, they, 或 which.
    6.修飾詞的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 應(yīng)為 He could reimburse the cost only after July 15.
    7.用語要肯定準(zhǔn)確.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎樣significant? 改為: The figures show an increase of 19%.當(dāng)然了這些Significant 、Splendid、Excellent等詞在某些場(chǎng)合為了達(dá)到某種效果是可以用的,比如一個(gè)新客戶剛接觸的時(shí)候你可以在郵件末尾寫:Hoping a splendid cooperation with you in coming days .至于到底怎么樣個(gè)Splendid并不很重要,所以我們的原則是虛實(shí)結(jié)合,該用數(shù)字說話的時(shí)候就一定要用數(shù)字說話,該用一些略顯夸張的形容詞時(shí),也不要吝嗇你的贊美之詞。千萬不要忘了世界上最廉價(jià)的禮物就是贊美,在這一點(diǎn)上英美商務(wù)人士可謂是其中的表率。筆者就曾經(jīng)在一個(gè)外貿(mào)工廠辭職時(shí)候,收到了一個(gè)并不十分熟悉的客戶的送別信,信中客戶毫不吝嗇他的贊美之詞“Thank you for everything what you did to us , and we really appreciate it .”同樣當(dāng)2008年汶川地震發(fā)生后,筆者立即收到了來自美國(guó)、英國(guó)、日本、土耳其等國(guó)客戶的問候:“HI , Torry How are you ? we just got the information about the earthquake in China , Hoping you and your families are all fine . God bless you .”想想看,雖然沒有機(jī)會(huì)一一去過上述國(guó)家,但是在地震發(fā)生后能有這么多外國(guó)朋友關(guān)心你,不失為做外貿(mào)的額外收獲啊!

     

    無錫沃爾得國(guó)際英語簡(jiǎn)介

    沃爾得教育集團(tuán)旗下?lián)碛形譅柕脟?guó)際英語(成人)、沃爾得少兒英語,自2004年,沃爾得國(guó)際英語攜手全球最大教育集團(tuán)-美國(guó)Pearson教育集團(tuán)旗下全球最早英語多媒體教學(xué)軟件研發(fā)機(jī)構(gòu)ELLIS集團(tuán),結(jié)合30年在全球數(shù)十個(gè)國(guó)家成功的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),把國(guó)際最先進(jìn)的英語教學(xué)軟件及服務(wù)系統(tǒng)引入中國(guó),針對(duì)中國(guó)學(xué)員的各種實(shí)際情況獨(dú)創(chuàng)“沃爾得多元學(xué)習(xí)法”,已經(jīng)相繼在中國(guó)的上海、廣州、成都、沈陽、南京、青島、寧波、長(zhǎng)沙、蘇州、杭州、常州、南通、嘉興、臺(tái)州、溫嶺、宜昌……等地開辦了數(shù)十家培訓(xùn)中心。        2008年沃爾得教育集團(tuán)與跨國(guó)教育集團(tuán)Altanmiya公司正式合資,標(biāo)志著沃爾得國(guó)際英語進(jìn)入世界級(jí)語言培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的行列。沃爾得已成為目前中國(guó)最具發(fā)展前景和教育創(chuàng)新理念及為廣大學(xué)員提供國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)和環(huán)境的國(guó)際英語培訓(xùn)機(jī)構(gòu),沃爾得國(guó)際英語將不斷推出包含線上和線下的豐富的國(guó)際領(lǐng)先的英語學(xué)習(xí)課程和產(chǎn)品,融入到我們以學(xué)員為本的教學(xué)服務(wù)中。        沃爾得創(chuàng)立至今始終堅(jiān)持以最大程度滿足學(xué)員需求為核心,因需而變,幫助廣大學(xué)員快樂、自信、便捷地學(xué)好英語,全方位地解決不同學(xué)員英語學(xué)習(xí)中遇到的各種問題和困難,每年為國(guó)家公務(wù)員、跨國(guó)機(jī)構(gòu)、企事業(yè)高管和職員、在校大學(xué)生以及廣泛的有英語需求的人在內(nèi)的數(shù)萬人提高英語水平。        2006年5月,沃爾得國(guó)際英語成為全國(guó)唯一獲得第29屆奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組委會(huì)帆船委員會(huì)授權(quán)的“奧帆委英語培訓(xùn)合作機(jī)構(gòu)”,為奧運(yùn)中國(guó)做出貢獻(xiàn);2008年4月沃爾得國(guó)際英語為上海2010年世博會(huì)協(xié)調(diào)局開展首批干部英語培訓(xùn),揭開沃爾得國(guó)際英語為上海2010年世博會(huì)服務(wù)的序幕。2010年底沃爾得榮膺2010APEC中國(guó)中小企業(yè)峰會(huì)組委會(huì)頒發(fā)的“APEC中國(guó)中小企業(yè)價(jià)值榜年度最具成長(zhǎng)潛力企業(yè)獎(jiǎng)”。2011年1月沃爾得再獲殊榮,被中國(guó)聯(lián)合商報(bào)社、品牌雜志、中國(guó)國(guó)際品牌學(xué)會(huì)等推選為“中國(guó)英語培訓(xùn)行業(yè)十大影響力品牌”。        作為國(guó)際級(jí)培訓(xùn)機(jī)構(gòu),沃爾得國(guó)際英語為學(xué)習(xí)者提供了三個(gè)語言學(xué)習(xí)成功的決定性條件:正確的語言學(xué)習(xí)方法、逼真的母語語言練習(xí)環(huán)境、以學(xué)員為本的品質(zhì)服務(wù)。國(guó)際水準(zhǔn)的“沃爾得多元學(xué)習(xí)法”,依據(jù)中國(guó)學(xué)員的特點(diǎn),以快樂、自信地達(dá)成學(xué)員熟練使用英語為目標(biāo),創(chuàng)造了一個(gè)如同置身海外的英語學(xué)習(xí)環(huán)境,資深外教面對(duì)面講授,個(gè)性化、自助式輔助教學(xué),每天的英語沙龍和豐富的課外英語俱樂部活動(dòng)等等,讓學(xué)員在與外教的充分交流及中方英語學(xué)習(xí)輔導(dǎo)老師的輔助服務(wù)下掌握純真英語,提高學(xué)員在各種場(chǎng)合的英語交流能力。        英語學(xué)習(xí)需要堅(jiān)持,沃爾得始終與您相伴,來吧!加入到沃爾得的隊(duì)伍中,你將收獲:快樂、自信和更加美好的人生!

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